Voici la procédure pour ajouter un nouveau rendez-vous dans

• Ouvrez l'Agenda à la date du rendez-vous

• Cliquez sur l'heure souhaitée dans la colonne du membre de l'équipe qui effectuera la prestation

• Ajouter les données du client :

👉 Le numéro de téléphone

👉 Email

• Ajouter des prestations au rendez-vous :

Pour compléter la réservation, les prestations demandées par le client doivent être ajoutées en cliquant sur "+ Ajouter une prestation" et en choisissant l'élément souhaité dans la liste. Plusieurs prestations peuvent être ajoutées lors d'un même rendez-vous, en suivant la même procédure.

Pour enregistrer les informations saisies et le rendez-vous dans le Calendrier, cliquez sur la coche bleue dans le coin supérieur droit.

Rentrer un RDV.mp4

Il est possible de modifier les informations suivantes 👇

• La durée de la prestation

• Le membre de l'équipe qui effectuera la prestation

• Indiquez si un client a demandé un membre de l'équipe spécifique en cliquant sur la lettre "R"

• Le temps de nettoyage

Il est également possible d'ajouter des notes supplémentaires concernant le rendez-vous et le traitement (par exemple, les préférences et les besoins particuliers des clients, les allergies, etc.) en cliquant sur l'icône du carnet de notes à côté du "R"

Dans le rendez-vous on retrouve les informations suivantes 👇

• Prix du rendez-vous pris en ligne

Depuis le 23 mars, le prix est affiché en dessous de la section NOTES.

• Le montant des commissions et la provenance du RDV

	En cliquant sur cette icône, la section Informations sur le client s'ouvre.		En cliquant sur l'icône de l'historique du client et en maintenant la touche "Info client" enfoncée dans l'onglet suivant, l'historique des devis du client s'affichera. Les devis sont indiqués par **
	En cliquant sur cette icône, vous ouvrirez la section de l'historique du client.		Cette icône indique que le client est en retard
	Cette icône peut être sélectionnée par le partenaire pour entrer en toute sécurité les données de la carte du client afin de sécuriser la réservation.		La coche apparaît dans la fenêtre lorsque les informations de la carte du client ont été sécurisées avec succès pour le rendez-vous.

Rentrer un rendez-vous pour une Cabine

Le processus de réservation est le même pour les rendez-vous normaux et les services effectués dans une cabine.

Lorsqu'un service est effectué dans une cabine, deux choses peuvent se produire :

la cabine est automatiquement sélectionnée

la cabine n'est PAS automatiquement sélectionnée

Le comportement attendu n'étant pas exactement défini, il peut arriver que la ressource soit automatiquement sélectionnée ou non. C'est pourquoi il est toujours important que le partenaire fasse attention lorsqu'il prend des rendez-vous pour des services effectués dans des cabines. Il n'est actuellement pas possible d'affecter systématiquement la ressource au rendez-vous, car cela solliciterait trop le SaaS lors de l'étape de vérification des disponibilités.

Avec Treatwell Pro, vous pouvez rapidement reprogrammer un rendez-vous dans votre agenda à une heure différente ou pour une date ultérieure, en utilisant votre souris ou votre pavé tactile pour « glisser-déposer », ou en utilisant la fonction « Déplacer », en fonction de la date à laquelle vous souhaitez modifier la réservation.

Comment reprogrammer un rendez-vous à un autre moment

Pour reprogrammer un rendez-vous à une heure différente le même jour, cliquez simplement sur la réservation dans le calendrier et maintenez la touche enfoncée pour faire glisser la boîte vers la nouvelle plage horaire souhaitée. Relâchez ensuite le bouton (ou votre doigt si vous utilisez Treatwell Pro sur un appareil à écran tactile) pour activer la modification.

En utilisant le même système, vous pouvez reprogrammer un rendez-vous d'un membre du personnel à un autre en le faisant glisser vers la colonne correspondante. Ce changement n'est valable que si le membre du personnel est autorisé à effectuer le traitement dans la réservation.

Comment reprogrammer un rendez-vous pour un autre jour

Vous pouvez modifier la date d'un rendez-vous en le replanifiant pour un jour de la même semaine ou pour une date ultérieure.

Reprogrammer un rendez-vous dans la même semaine

Si vous souhaitez reprogrammer un rendez-vous un jour différent, mais dans la même semaine, vous pouvez à nouveau utiliser la fonctionnalité glisser-déposer :

• tout d'abord, choisissez la vue Calendrier Hebdomadaire dans le menu déroulant disponible dans la barre d'outils supérieure ;

• cliquez avec le bouton gauche sur le rendez-vous que vous souhaitez reprogrammer (ou avec votre doigt, si vous utilisez un appareil à écran tactile) et maintenez la touche enfoncée ;

• reprogrammer le rendez-vous au nouveau jour.

Veuillez noter : la vue du calendrier hebdomadaire ne permet pas d'utiliser la fonction « Couper » pour déplacer le rendez-vous. La seule façon de le déplacer est donc de le faire glisser entre les colonnes (glisser & déposer).

Reprogrammer le rendez-vous pour une date ultérieure

Si, en revanche, vous souhaitez reprogrammer un rendez-vous à une période plus tardive que la semaine en cours, la procédure est la suivante :

• dans le Calendrier, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez reprogrammer ;

• cliquez sur le bouton « Déplacer » en bas de l'onglet (le rendez-vous deviendra transparent avec des bordures et du texte en rouge) ;

• choisissez la nouvelle date sur le calendrier pour laquelle vous souhaitez reprogrammer le rendez-vous ;

• cliquez sur «OK» sur la bannière en rouge en bas du calendrier ;

• saisissez l'heure du rendez-vous et cliquez sur «Confirmer» ;

Le rendez-vous est immédiatement visible sur l'agenda avec la nouvelle date et l'heure.

Pourquoi ne puis-je pas reprogrammer un rendez-vous ?

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles le salon ne peut pas reprogrammer un rendez-vous. Voici quelques exemples :

• le jour ou l'heure à laquelle vous souhaitez reprogrammer le rendez-vous n'est pas disponible (par exemple, les jours de fermeture ou les interruptions de service au cours de la journée, dans le cas d'horaires fractionnés) ;

• l'employé à qui la réservation est reprogrammée ne réalise pas la prestation demandée par le client.

De plus, dans certains cas, le bouton « Déplacer » de la fiche de rendez-vous peut être grisé et inactif, ce qui rend la modification impossible. Cela se produit lorsque la demande de changement de réservation ne respecte pas les conditions de la politique d'annulation du salon. Dans ce cas, les solutions suivantes s'offrent à vous :

• supprimer le rendez-vous et en créer un nouveau à la date souhaitée ;

• contacter l'équipe Expérience Client pour annuler la commande et procéder au remboursement.

Il est toujours possible de mettre à jour les politiques d'annulation et de programmation en contactant l'équipe d'Expérience Client.

Reporter un rendez-vous

Bon à savoir

Dans la vue hebdomadaire, le bouton "Reprogrammer" est grisé. Il est possible de reprogrammer un rendez-vous uniquement à une heure différente le même jour ou à une date différente la même semaine. Pour déplacer le rendez-vous à un autre jour, il faut passer à la vue journalière.

Supprimer ou annuler un rendez-vous

Bon à savoir

pour les Rendez-vous noté no show : une bannière apparaît dans l'onglet des rendez-vous si un client ne s'est pas présenté à son dernier rendez-vous.

22/07/22 : La protection de paiement est maintenant disponible pour les réservations faites par l'entremise de Treatwell Marketplace !

Si la protection contre les annulations est activée, après avoir cliqué sur la poubelle rouge>Le client ne s'est pas présenté, un écran comme celui ci-dessous s'affichera. Le partenaire pourra ainsi définir s'il souhaite facturer le client.

Rendez-vous annulés par le client - commandes en ligne :

• si la fenêtre d'annulation du rendez-vous n'est pas encore passée (avant ce délai, seul le client peut l'annuler à partir de son compte personnel), le salon ne peut pas sélectionner cette option.

• si les rendez vous en ligne ne sont pas annulées ou reportées à un autre jour avant la fin de la journée, le système effectuera un check-in et un check-out automatiques à minuit, lançant ainsi le processus de paiement sur le compte bancaire du salon.

Imprimer les détails du rendez-vous ( sauvez des arbres et n’utilisez pas cette fonction merci)

Le récapitulatif du rendez-vous contient des informations telles que :

le nom du client. Ces informations peuvent être supprimées/ajoutées par le biais de l'option de paramétrage du lieu "Fiche Imprimer les informations du client"

les services à effectuer, l'heure et le prix. Les prix peuvent être supprimés/ajoutés à l'aide de l'option de configuration du lieu "Fiche d'impression des prix des traitements".

note relative à un seul service

notes présentes dans les informations sur le client

traitements supplémentaires : la liste des services proposés, tels qu'ils sont définis par le salon à partir du logiciel SaaS. Ils peuvent être marqués par le partenaire à l'aide d'un stylo si certains d'entre eux doivent être effectués : Configurer un service | Ajouter aux services phare

Historique du client, y compris des informations sur les services liés à des catégories spécifiques. Les informations relatives aux services (dernière présence, coupe, technique, traitement, esthétique) peuvent être supprimées/ajoutées à l'aide de l'option de configuration du lieu "Historique de l'impression de la fiche".

Notes relatives aux rendez-vous d'aujourd'hui : notes présentes dans les anciens rendez-vous de la même catégorie que ceux effectués aujourd'hui.

Le format d'impression du document est de 80X80mm. Le document peut être imprimé avec n'importe quelle imprimante thermique correctement installée sur les appareils du salon ou avec n'importe quelle autre imprimante.

Ils peuvent utiliser n'importe quelle imprimante thermique dotée d'une connexion Ethernet/wi-fi et d'une adresse IP statique. Pour configurer l'imprimante pour les fiches, le salon doit

se rendre sur le site web du fabricant de l'imprimante

rechercher les pilotes d'installation, les télécharger et les installer sur l'appareil du salon

EPSON website: Epson® Official Support

AA settings

Informations sur le client et consentement au traitement des données

Ajout ou mise à jour des informations sur le client

Sélectionnez l'icône "+" pour ajouter des informations sur le client lors de l'ajout d'une nouvelle réservation directe.

Sélectionnez l'icône "i" pour éditer ou ajouter des "Informations client" lors de la modification d'une réservation. Vous devez cocher les deux cases pour sauvegarder les informations (celle de l'onglet des informations sur le client + celle du rendez-vous lui-même).

Gestion du consentement au traitement des données

Si les préférences GDPR du client n'ont pas encore été gérées, une bannière rouge apparaîtra sur le rendez-vous . Ceci est généralement géré lorsque le client visite la salle.

Pour mettre à jour les préférences, accédez aux informations sur le client

Sélectionnez la bannière rouge pour ouvrir les préférences relatives au traitement des données.

Cliquez sur les boutons pour mettre à jour les préférences relatives au consentement au traitement des données.

Sélectionnez l'icône TICK ou l'icône '<' pour revenir à la vue du rendez-vous.

Options de consentement au traitement des données

Consentement au traitement des données (activé/désactivé) : en activant le bouton, le partenaire confirme au SaaS que le client a rempli un formulaire autorisant/interdisant le partenaire à lui envoyer des communications transactionnelles et marketing. À ce moment-là, les SMS et les courriels de mise à jour des rendez-vous sont automatiquement cochés.

Mises à jour des rendez-vous : notification des rendez-vous (y compris les demandes de révision). Il est possible de décider de recevoir des notifications par SMS et par e-mail ou seulement l'une d'entre elles.

• Marketing et promotions : s'il est signalé, le client pourra recevoir :

  une lettre d'information marketing

• Suggestions personnalisées : si cette option est cochée, elle indique au salon que le client souhaite recevoir une lettre d'information sur les traitements et les produits qu'il a reçus par le passé. Elle n'a pas d'incidence sur le destinataire potentiel d'une lettre d'information.

Consentement des utilisateurs en ligne

Les règles de notification sont déclenchées par la source du rendez-vous :

pour les rendez-vous directs, les consentements seront ceux définis par le salon à partir du SaaS (ou par le client s'il reçoit un e-mail/sms envoyé par le SaaS pour gérer ses préférences)

pour les commandes en ligne, les paramètres seront ceux définis par l'utilisateur Uala/TW dans son propre profil.

Envoyer le consentement GDPR aux clients en ligne

Les consentements sont donnés par un client par le biais de demandes envoyées par le salon ou définies manuellement à partir de l'application du client. Si un salon dispose d'un courrier ou de crédits SMS, il peut :

Aller dans la section des consentements du client

Cliquer sur Envoyer un courrier ou Envoyer un SMS.

Le client recevra un lien et pourra sélectionner manuellement le type de communications à recevoir à l'avenir.

Emails de confirmation de rendez-vous

Ces notifications contiennent le "montant total à payer" pour le client. Étant donné que les remises génériques ne sont pas calculées pour les réservations directes, si un client bénéficie d'une remise générique spécifique (par exemple, une remise générique avec association automatique à appliquer à toute commande ou une remise générique avec association manuelle déjà associée au client), l'e-mail ne tiendra pas compte de la remise. Par exemple, tous les traitements de brushing bénéficient d'une réduction de 10% en raison d'une remise générique avec association automatique, et le prix total du brushing est de 10€, alors que pour les commandes en ligne le client verra un montant total à payer de 8€, et pour les commandes directes il verra 10€. La réduction sera appliquée lors du paiement en espèces.

Pour éviter les malentendus avec les clients, les mêmes partenaires pourraient demander de désactiver l'option "Doit notifier le rendez-vous par courriel", présente dans le paramètre AA - lieu.

Comme ce prix n'apparaît pas sur les rappels de rendez-vous, le client ignorera simplement le montant à payer sur place.