Spécificité France
Vue d'ensemble
La section Caisse fonctionne de la manière expliquée dans l'article principal de TW Pro - Caisse
La seule différence majeure est la possibilité, pour les partenaires français, de supprimer non seulement le dernier reçu de la journée, mais aussi tous les reçus émis le jour même.
Le MPOP est la caisse enregistreuse utilisée pour gérer les paiements.
Archives fiscales
Comme l'exige la réglementation fiscale de ce pays, le SaaS offre la possibilité de télécharger les données fiscales des mois précédents.
L'exportation peut être effectuée en suivant le chemin Profil>Exportation personnalisée.
Le document est un fichier .zip contenant plusieurs fichiers .csv avec des informations sur les reçus, les factures, les méthodes de paiement et le journal des événements techniques.
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Dans l’onglet CAISSE, le partenaire peut encaisser ses RDV et vendre des produits.
Reminder : Il est nécessaire d’avoir un abonnement GESTION ou GLOBALE pour utiliser la caisse.
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Délivrer un reçu aux clients après la prestation est certainement l'une des principales fonctions d'un salon. Il est également particulièrement utile de suivre les transactions et de disposer de rapports plus précis sur les recettes, les bénéfices et les opérations pendant les heures de travail. |
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Comment délivrer un reçu après un rendez-vous |
Pour conclure le rendez-vous et délivrer le reçu au client, vous devez suivre les étapes ci-dessous 👇
A partir de l'agenda, ouvrez le rendez-vous et cliquez sur le bouton bleu en bas à droite
Vous êtes automatiquement dirigé vers l'espace “caisse” du menu.
Vérifier les informations et faite les modifications nécessaires.
Pour encaisser, allez dans la case "Total à payer", choisissez le mode de paiement décidé par le client et cliquez sur le bouton bleu "Terminer" pour confirmer.
Vous pouvez délivrer le reçu en version numérique, qui sera envoyé à l'adresse électronique du client, mais aussi en version papier, en choisissant l'option "Imprimer" en bas à droite.
Pour en savoir plus :
Promotions appliquées aux tickets
Comment supprimer/annuler un ticket émis
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Informations sur la caisse |
Dans la barre de gauche, vous pouvez trouver les informations suivantes 👇
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*Champ TVA : ce champ n'est pas défini par défaut pour les établissements. Il peut être défini par AA (en activant l'option "Afficher la TVA sur les produits et services") si le salon souhaite vendre des produits et services avec une TVA différente de celle définie par défaut dans les paramètres du lieu. Si l'option est activée, le pourcentage de TVA est par défaut celui du lieu. Le salon peut modifier ce pourcentage en cliquant sur le champ TVA et en choisissant la bonne option.
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Sur votre droite, vous verrez l'aperçu du reçu et au-dessus, vous trouverez l'icône du reçu ; en cliquant sur cette icône, vous trouverez le récapitulatif quotidien de la caisse, alias le rapport de fin de journée.
03/2023 : le module pour ajouter des services dans Cash a été changé avec le module suivant :
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Ce changement a été effectué dans le but de :
d'unifier l'interface et de la rendre plus cohérente avec les autres fenêtres que nous utilisons dans le SaaS (dans la section des ressources par exemple)
Modifier la logique d'affichage des traitements dans la fenêtre , afin de prendre en compte les différentes variantes de traitement.
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Termes Importants
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Comment créer un ticket :
Comment créer une facture
Comment créer un devis
Promotion a ajouter sur un ticket :
Promotions appliquées aux tickets
How to create a debt
If the customer can pay part or the full amount of the receipt:
fill the outstanding section with the amount will be paid in the future (ex. 2€)
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select the payment method if part of the amount is paid that moment insted (ex. 13€ in the example)
click on Finish and print
a banner will appears. Here the partner has to add the staff member manage the cash register that moment and if a reminder (for the partner) has to be set
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How can I delete the receipt
How can I delete the receipt
You can delete only the last receipt with Owner user, you can do it with these steps:
go to Cash;
“Receipt Issued” section, TreatwellPRO shows the last receipt;
Delete;
complete the fields with the user (email) and password;
Confirm.
After this action, the customer will be recharged at the checkout, in the section “In Progress”.
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If the salon does not want to give the owner access to its employees, we can propose to it to change the ACL receptionist. Here are more details about ACL /wiki/spaces/PSKM/pages/3317104719 |
How can I view all the receipts
You can view all the receipts by “Receipt Issued” section:
log in with user and password, you can find the field down on your left;
the program loads all the receipts;
if you use the owner user and password, you’ll be able to look at all the receipts and quotes.
How can I close the fiscal day
select the receipt icon up on your right
log in with user and password (Receptionist or Owner of the salon)
That moment a recap will be shown. It’s also possible to compare datas with the same day of last year, in grey (it consider the same day of the same week of the year, counting the week number, ex. 2022’s week 1 is from 3 to 9/1/22)
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click on close and send email/print fiscal day.
After clicking on Close and Send Email will be possible to:
select YES:
if a Main printer is set in AA. A document will be printed
if a Main printer is not set in AA. In that case nothing will be printed
select Don’t Print
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It’s not possible to close a fiscal day if no receipts have been done. |
In this window you can find all information about the day:
Number of transactions
Gross amount
Comparison with the same day last year
Payment type
If during the day someone had used a prepaid credit to pay for something.
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If you use the owner user and password, you’ll be able to look the total of receipts and quotes of the current day. |
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It’s recommended to complete the fiscal closure on the same day. |
If the fiscal closure is not done on the same day of receipts the partner will be asked to do it when trying to print the first receipt of the day after (unless the automatic closure is set for the venue). That moment won’t be any case possible to complete checkouts not done the day before, leading to fiscal info missing in statistics.
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From AA it’s possible to set the automatic closure of the day.
To enable this setting flag the Fiscal Day Automatic Closure in the Venue setting.
If the Petty Cash is enabled the automatic closure don’t have to be enabled.
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This is not the recommended option as the salon this way can’t easily check the recap of the day. It’s not possible to set an automatic closure of the day if the salon has a fiscal printer linked to the SaaS. |
Appointments without Checkout
If after an appointment’s check-in partners forget to complete the checkout the same day (ex. the customer stay in Cash until the end of the day or is canceled and not added again in Cash):
won’t be possible to complete the checkout the day after
no fiscal statistics will be created in the Manager
So for salon i’ts very important to complete all checkouts before the fiscal closure!
Troubleshooting
If after clicking on Finish to complete a checkout nothing happens please check if for all services and products:
the staff member has been selected
the price has been inserted
product’s name field is filled
If a Product is not valid error appears check Products details in Warehouse>Products. List of proper setting for a product are listed here. Reach out to #product-support if needed to get support.
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If a Venue needs valid fiscal fields setup during the first checkout (invoice, receipt or quote) appears it means that Venue resource counter have not been created or properly set up.
For more info about resource counter check out this wiki page AA: Venue Resource Counters
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If a venue creates a checkout directly in the cash, no corresponding appointment will be displayed in the calendar.
If a venue change the treatment from the cash, the system considers the checkout has been created in the cash, so the corresponding appointment will be removed from the calendar.
outstanding banner not showing up for a customer: could be a validation issue (ex. there are two customers with the same phone number/email). Check in AA-customers using these details and remove the double contact from the not needed user.
Issue trying to collect a debt: "Line Items unable to find debt or drawing too much from it“. The issue could be caused by a "broken" debt, related to a wrong rounding process. In this example the debt total amount is 8,20€. But clicking on Edit Debt we see 8,199999999. To get the issue solved, just modify the debt amount, this case setting 8,2 and save
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Debt visualization
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Comment voir tous les tickets |
Vous pouvez visualiser tous les tickets émis dans la section "Tickets émis" :
Le partenaire doit se connecter avec ses identifiants ( identification renforcée)
Le SAAS charge tous les tickets
Le partenaire pourra consulter tous les reçus et tous les devis.
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La caisse se cloture automatiquement à minuit chaque jour ! Il est impératif que le partenaire procède aux encaissements des rendez-vous de la journée car il ne pourra pas le faire le lendemain. On ne peut pas revenir sur les jours déjà réalisés ! |