Caisse

Spécificité France

Vue d'ensemble
La section Caisse fonctionne de la manière expliquée dans l'article principal de TW Pro - Caisse

La seule différence majeure est la possibilité, pour les partenaires français, de supprimer non seulement le dernier reçu de la journée, mais aussi tous les reçus émis le jour même.

Le MPOP est la caisse enregistreuse utilisée pour gérer les paiements.

Archives fiscales
Comme l'exige la réglementation fiscale de ce pays, le SaaS offre la possibilité de télécharger les données fiscales des mois précédents.

L'exportation peut être effectuée en suivant le chemin Profil>Exportation personnalisée.

Le document est un fichier .zip contenant plusieurs fichiers .csv avec des informations sur les reçus, les factures, les méthodes de paiement et le journal des événements techniques.

La caisse se trouve dans le menu. Dans cette section, vous trouverez une barre sur votre gauche, avec deux onglets, "En cours" et "Reçu émis". Il y a un aperçu sur la droite, et une mini icône de reçu en haut à droite.

Dans la barre de gauche, vous pouvez trouver :

• Client das le salon > clients dont le rendez vous à été check-in ou ouvert depuis la caisse

• Ticket émis> tickets qui ont été créé et validé suite a l’encaissement des clients

• Champ de recherche> Nous pouvons l'utiliser pour rechercher le client qui se trouve dans le salon à ce moment-là, ou le reçu délivré au cours de la journée.

• Icone + > Nous pouvons utiliser cette icône pour ajouter un client dans la caisse et compléter le reçu, soit en recherchant une fiche client existante ou en sélectionnant homme femme enfant autre.

*Champ TVA : ce champ n'est pas défini par défaut pour les établissements. Il peut être défini par AA (en activant l'option "Afficher la TVA sur les produits et services") si le salon souhaite vendre des produits et services avec une TVA différente de celle définie par défaut dans les paramètres du lieu. Si l'option est activée, le pourcentage de TVA est par défaut celui du lieu. Le salon peut modifier ce pourcentage en cliquant sur le champ TVA et en choisissant la bonne option.

Sur votre droite, vous verrez l'aperçu du reçu et au-dessus, vous trouverez l'icône du reçu ; en cliquant sur cette icône, vous trouverez le récapitulatif quotidien de la caisse, alias le rapport de fin de journée.

03/2023 : le module pour ajouter des services dans Cash a été changé avec le module suivant :

Ce changement a été effectué dans le but de :

• d'unifier l'interface et de la rendre plus cohérente avec les autres fenêtres que nous utilisons dans le SaaS (dans la section des ressources par exemple)

• Modifier la logique d'affichage des traitements dans la fenêtre , afin de prendre en compte les différentes variantes de traitement.

Termes Importants

• Réduction> champ dédié à l'octroi d'une remise aux clients. Vous pouvez choisir entre % et €. Si le profil du client contient une promotion marketing, ce champ indique le nom de la promotion.

• Abonnements et promotions>champ dans lequel l'application nous montre les offres groupées ou les promotions actives que le client a sur son profil.

• Reduction sur le total > la somme de toutes les remises dans le récapitulatif avant d'enregistrer le mouvement

• Impayé> c'est lorsque le client ne paie pas le salon, si le salon utilise cette fonction, il crée un compte courant pour le client. La prochaine fois, le nom du client sera surmonté d'un bandeau rouge indiquant le montant qu'il doit régler.

• Crédits > Crédits ou bons prépayés qu'un client a sur son profil. Il s'agit de montants liés à un montant payé précédemment ou d'un montant que le salon donne au client.

• Ticket > le document que le salon remet au client, ce paiement sera enregistré dans le récapitulatif fiscal du jour

• Devis > il est créé comme une estimation de prix. Le salon n'enregistre pas le mouvement sur son récapitulatif fiscal quotidien, mais il prend quand même le montant.

Comment créer un ticket :

Comment créer un Ticket

Comment créer une facture

Comment créer une facture  

Comment créer un devis

Comment créer un devis

Promotion a ajouter sur un ticket :

Promotions appliquées aux tickets

How to create a debt

If the customer can pay part or the full amount of the receipt:

• fill the outstanding section with the amount will be paid in the future (ex. 2€)

• select the payment method if part of the amount is paid that moment insted (ex. 13€ in the example)

• click on Finish and print

• a banner will appears. Here the partner has to add the staff member manage the cash register that moment and if a reminder (for the partner) has to be set

How can I delete the receipt

How can I delete the receipt

You can delete only the last receipt with Owner user, you can do it with these steps:

• go to Cash;

• “Receipt Issued” section, TreatwellPRO shows the last receipt;

• Delete;

• complete the fields with the user (email) and password;

• Confirm.

After this action, the customer will be recharged at the checkout, in the section “In Progress”.

How can I view all the receipts

You can view all the receipts by “Receipt Issued” section:

• log in with user and password, you can find the field down on your left;

• the program loads all the receipts;

• if you use the owner user and password, you’ll be able to look at all the receipts and quotes.

How can I close the fiscal day

• select the receipt icon up on your right

• log in with user and password (Receptionist or Owner of the salon)

That moment a recap will be shown. It’s also possible to compare datas with the same day of last year, in grey (it consider the same day of the same week of the year, counting the week number, ex. 2022’s week 1 is from 3 to 9/1/22)

• click on close and send email/print fiscal day.

After clicking on Close and Send Email will be possible to:

• select YES:

  • if a Main printer is set in AA. A document will be printed

  • if a Main printer is not set in AA. In that case nothing will be printed

• select Don’t Print

In this window you can find all information about the day:

• Number of transactions

• Gross amount

• Comparison with the same day last year

• Payment type

• If during the day someone had used a prepaid credit to pay for something.

If the fiscal closure is not done on the same day of receipts the partner will be asked to do it when trying to print the first receipt of the day after (unless the automatic closure is set for the venue). That moment won’t be any case possible to complete checkouts not done the day before, leading to fiscal info missing in statistics.

From AA it’s possible to set the automatic closure of the day.

To enable this setting flag the Fiscal Day Automatic Closure in the Venue setting.

If the Petty Cash is enabled the automatic closure don’t have to be enabled.

Appointments without Checkout

If after an appointment’s check-in partners forget to complete the checkout the same day (ex. the customer stay in Cash until the end of the day or is canceled and not added again in Cash):

• won’t be possible to complete the checkout the day after

• no fiscal statistics will be created in the Manager

So for salon i’ts very important to complete all checkouts before the fiscal closure!

Troubleshooting

• If after clicking on Finish to complete a checkout nothing happens please check if for all services and products:

  • the staff member has been selected

  • the price has been inserted

  • product’s name field is filled

• If a Product is not valid error appears check Products details in Warehouse>Products. List of proper setting for a product are listed here. Reach out to #product-support if needed to get support.

• If a Venue needs valid fiscal fields setup during the first checkout (invoice, receipt or quote) appears it means that Venue resource counter have not been created or properly set up.

For more info about resource counter check out this wiki page AA: Venue Resource Counters

• If a venue creates a checkout directly in the cash, no corresponding appointment will be displayed in the calendar.

• If a venue change the treatment from the cash, the system considers the checkout has been created in the cash, so the corresponding appointment will be removed from the calendar.

• outstanding banner not showing up for a customer: could be a validation issue (ex. there are two customers with the same phone number/email). Check in AA-customers using these details and remove the double contact from the not needed user.

• Issue trying to collect a debt: "Line Items unable to find debt or drawing too much from it“. The issue could be caused by a "broken" debt, related to a wrong rounding process. In this example the debt total amount is 8,20€. But clicking on Edit Debt we see 8,199999999. To get the issue solved, just modify the debt amount, this case setting 8,2 and save