Un client dans Zuora est composé de sa fiche (Identité, moyen de paiement, contact,...) et de ses souscriptions. Chaque souscription est créée au travers d'un order qui détermine les services auxquels il a souscrit ainsi que toutes les offres dont il bénéficie (mois gratuits, discount sur le prix, SMS offerts,...).

Chacune des souscriptions est composée de Produits (Gestion, Marketing, Hardware, eCommerce,...) qui eux mêmes sont composés de Charges (Gestion mensuelle/annuelle, Set up, Remise,...). Chacune de ces charges sont de types différents:

• Reccurring : paiement récurrent chaque mois ou années tant que la souscription n'est pas clôturée (ex: abonnement)

• One-time : paiement qui n'arrive qu'une seule fois dès lors que la Charge est souscrite (ex: set up, remise sur set up, produits store, hardware,...)

• Usage : paiement en fonction d'une quantité d'usage déterminée (SMS)

Dès lors que la souscription est active et que la date de démarrage est "tapée" alors la facturation commence.

Comment fonctionne la facturation et le paiement ?

Postulat de départ

Le premier postulat est que nous avons trois éléments bien distincts à prendre en compte :

1. la facture

2. le paiement

3. les credit notes (avoirs)

Chacun de ces éléments peuvent être associés et dissociés. Dès lors l'émission d'une facture, celle-ci peut être réglée par a) un paiement si celui-ci est associé à la facture ou b) une credit note si celle-ci est associée à la facture en question.

Si l'on veut émettre un avoir pour un client sur une facture il faut s'assurer que la facture ne soit pas intégralement soldée par un paiement. Si tel est le cas, alors la credit note ne pourra pas s'appliquer (on ne peut pas solder une facture avec plus de crédit que son montant) sauf si l'on décide de dissocier une partie du paiement de la facture - alors la credit note peut s'appliquer. Le reliquat du paiement (partie dissociée) peut ainsi être utilisé pour les prochaines factures (voire être remboursé).

Process

Des Bill run sont régulièrement réalisés et émettent les factures de toutes les prestations pour lesquelles la date de facturation est égale ou antérieure à celle du bill run. Ces factures sont émises (draft) puis ensuite postées. La balance de la facture n'est pas soldée tant que le paiement n'est pas réalisé et est égale au montant de la facture (moins les potentiels paiement dissociés). En parallèle, des Payment run sont réalisés et envoient aux différentes gateway (GCL, Stripe,...) les instructions de prélèvement calculées sur le solde de chacune des factures.

Evolutions des souscriptions / facturation

La facturation ne se fait pas sur des éléments que l'on injecte dans une facture mais bien par le biais de souscriptions. Tous les services, produits, remises sont facturés dès lors qu'une souscription les intègre. En dehors d'un X-sell où le processus se fait par le biais de l'OF, il est nécessaire de rentrer dans la souscription concernée et de la modifier en conséquence en rajoutant, supprimant des abonnements, des remises,... tout en veillant de n'appliquer ces modification qu'à la date voulue.

Pour ce faire, il suffit de rentrer dans la souscription concernée, "créer une nouvelle commande" (create new order) en haut à droite de la page de la souscription et faire les modifications nécessaires.

Si une souscription a été facturé mais que cette dernière n'était pas correctement paramétrée il est possible "d'inverser la facture" déjà postée. Dans ce cas de figure une credit note est automatiquement générée du montant de la facture mais la période sur laquelle la facture a été émise n'est pas considérée comme réglée. Cela permet donc de venir modifier la souscription pour la corriger et le bill run refacturera cette période sur la base de cette correction : si le montant de la première facture est déjà prélevé alors il s'appliquera à la nouvelle facture sinon le prélèvement se fera sur cette dernière.

• Offre SMS

  • I/ Offrir des SMS récurrents

    1. Rentrer dans la souscription SMS

    2. Créer une commande

    3. Modifier une souscription existante. Sélectionner SMS

    4. Une fois dans la souscription :

       1. ajouter un produit en haut à droite

       2. cocher SMS Offerts puis valider en bas à droite

       3. Saisir le montant (en montant de SMS offerts - attention au prix du SMS appliqué)

       4. laisser le paramétrage de la fréquence sur "aligné sur la date de fin de souscription"

       5. Mettre une date d’effectivité au 01 du mois

       6. Vérifier la commande, puis valider

       Exemple : dans l’exemple de la vidéo nous offrons 100 SMS par mois soit 7 euros HT. La 2nd réduction qui était déjà indiquée et que nous voyons à la fin offre 300 SMS par mois sur un an.

       Open

       

  • II/ Offrir un nombre de SMS ponctuels

    • Rentrer dans la souscription SMS

    • Créer une commande

    • Modifier une souscription existante. Sélectionner SMS

    • Une fois dans la souscription :

    • ajouter un produit en haut à droite ⚠️  Attention à toujours toujours mettre la date d’effectivité au 1er du mois précédent

    • cocher Remise Cagnotte SMS puis valider en bas à droite

    • Saisir le montant (en montant de SMS offerts - attention au prix du SMS appliqué)

    • Laisser les paramétrage par défaut → le montant sera valable un an et directement déduis en fonction de l'usage du client

    • Vérifier la commande, puis valider

• Offre mois parrainage

  I/ Offrir des mois sur une facture mensuelle

  🚨 Offrir un mois revient à offrir sur l'ensemble de l'abonnement donc Market + Gestion

   

  • Créer une commande

  • Modifier une souscription existante. Selectionner Gestion ou marketing

  • Une fois dans la souscription :

  • Ajouter un produit : Remise mensuelle. Valider en bas à droite

  • Indiquer le montant de la remise (en général le montant correspondant au prélèvement mensuel de la souscription en question)

  • Appliquer la remise à : récurrente

  • Date de fin : Période fixe après déclenchement des charges + rentrer le nombre de fois où la remise s'appliquera (donc nombre de mois offerts).

  • Terminer, vérifier la commande puis valider si tout correspond

  • Refaire la même chose avec la deuxième souscription s'il y a

  Attention si la facture est annuelle il faut penser à faire une remise annuelle d'un montant représentant 3 mois d'abonnement. Dans le cas d'un abo mensuel 12 mois le nb de triggered est de 12 mais dans une souscription annuelle triggered est 1

II/ Offrir des mois sur une facture annuelle

Même chose que pour 1 & 2 3. Une fois dans la souscription :

• Ajouter un produit : Remise annuelle. Valider en bas à droite

• Indiquer le montant de la remise (montant total correspondant au nombre de mois offerts de la souscription en question)

• Appliquer la remise à : récurrente

• Date de fin : Période fixe après déclenchement des charges. 1 seule fois

• Terminer, vérifier la commande puis valider si tout correspond

1. Refaire la même chose avec la deuxième souscription s'il y a

• Modifications de données (RIB, mail, CB...)

• I/ Modification d'un même type de mode de paiement

  1. Se rendre sur la fiche du client → Onglet "Mode de paiement électronique".

  2. Cliquer sur "créer un mode de paiement". Attention à bien renseigner les points suivants :

     1. Type de transfert bancaire (France=SEPA)

     2. Numéro du compte (IBAN)

     3. Prénom & Nom du client (attention si c'est un compte pro mettre le nom du salon)

     4. Pays & mail du client

  3. Enregistrer

  4. Se rendre dans l'onglet "Informations de facturation et de paiement" puis sur "modifier"

  5. Pour le "mode de paiement par défaut" sélectionner l'IBAN que l'on vient de rentrer et la passerelle de paiement (Stripe pour les cartes & transfert gocardless pour les prélèvements bancaires).

  6. Enregistrer tout en bas

II/ Modification du type de mode de paiement

• Se rendre sur la fiche du client → Onglet "Informations de facturation et de paiement".

• Cliquer sur "Modifier" et décocher "paiement automatique" et choisir le bon mode de paiement pas défaut (carte de crédit au lieu de transfert bancaire par exemple). Il faudra également modifier la passerelle de paiement (Stripe pour paiement CB et gocardless pour prélèvement). Enregistrer en bas

• Se rendre sur l'onglet "Mode de paiement électronique".

  1. Même étapes qu'en dessus. Dans le cas d'un mode de paiement pas carte, sélectionner carte de credit puis rentrer le numéro de carte au lieu de l'IBAN.

  Etapes 4; 5 & 6 identiques que pour le I/

  1. Recocher "paiement automatique". Enregistrer

Open

• Mettre fin à la souscription

  1. Rentrer dans la souscription concernée

  2. Créer une commande

  3. En haut à droite "Autres actions de commande" cliquer sur "Annuler la souscription"

  4. Renseigner la date à partir de laquelle la souscription prend fin. ⚠️ attention à ce qu'elle concorde à la date de début de facturation (si elle démarré au 05, il faut l'arrêter au 05), sinon le client risque de se prendre une facture de prorata pour la différence entre les jours.

  NB : il est possible dans le cas d'une fin de souscription à l'avance de facturer en date du jour toutes les prochaines échéances en une seule fois

• Downsell

  1. Rentrer dans la souscription concernée

  2. Créer une commande

     1. si c'est un downsell Gestion, changer le nombre de collaborateur dans la souscription

     2. Si c'est un downsell market, supprimer le produit en question en indiquant la bonne date de fin

     3. Si c'est un downsell sur une globale market, supprimer le service global

  3. Valider la commande

• Upsell

  Upsell mensuel / annuel

  1. Rentrer dans la souscription qui concerne la gestion.

  2. Créer une commande

  3. Cliquer sur mettre à jour

1. Changer la quantité avec le nombre maximum de collaborateur en fonction de la nouvelle gestion si passage en G2 —> 4.

2. Modifier la date d’effectivité au même jour du démarrage du client. Ex : démarrage le 05/11/2020. Mettre date d’effectivité au 05/03/2022 (si le mois de mars est le mois en cours)

3. Cliquer sur “activer” et Zuora réglera la facturation au prorata du nombre de jours effectué d’une gestion à l’autre dans le cadre d’une facturation annuelle. Dans le cadre d’une factu mensuelle, le client sera simplement facturé du nouveau montant lors de la prochaine date de facture

4. Communiquer à la cliente pour confirmer la modif et expliquer que le prorata sera mis à jour sur la prochaine factu (envoyer à 911).

• Suspendre une souscription

  1. Rentrer dans la souscription en question

  2. Créer une commande

  3. Autres actions de commande → Suspendre à partir d'une certaine date

  ⚠️ Toujours mettre une date de reprise de suspension

• Facturer une année straight de mensuel

  1. Sur le compte du client, au niveau des factures, cliquer sur "Créer une édition de factures"

  2. Cocher les charges à prendre en compte

     1. charges non récurrentes pour les frais de para et autres charges ponctuelles

     2. charges récurrentes concernant l'abonnement et les remises associées

     3. usage concernant les SMS ou les commandes

     4. Date cible pour l'édition de factures, choisir la date jusqu'à laquelle on souhaite obtenir la facturation des services

     5. Valider "l'édition de factures"

• Erreur factu

  I/ Faire un avoir sur la facture en question pour le service à offrir

  1. Rentrer dans la facture en question

  2. En haut à droite clique sur "plus" puis sur "créer une note de crédit"

  3. Si le prélèvement n'est pas en cours cocher la case "Appliquer à cette facture lors de la validation"

  4. Décocher le bouton "Poste de la facture"

  5. Cocher uniquement les produits concernés par l'avoir à réaliser

Les fondamentaux

Memo Zuora

Stopper la factu

Rentrer dans la souscription > create order > more order action > annuler la subscription >contract effective date > idem pour cancellation effective date > cancellation policy specific date > continue > activate

Downsell

créer commande > date > créer subscription > continuer > choisir les options qu'il garde

Attention si j'ajoute une remise je la met bien en € > date de fin Aligner sur la date de fin de subscription

Offrir des sms

rentrer sur la subscription sms > create commande > ajouter produit > contrat effectif le > SMS OFFERTS (ATTENTION BIEN CHOISIR CELUI LÀ) > par défaut 21€ (300 sms) je change mais je laisse bien une valeur en € pas en nombre de sms > activer.

J’ai un PB que faire ?

Faire un ticket sur la chanel #zuorabillingduturfu sur le slack Wavy
Ne pas faire de message en direct à Roy/Kevin ou autres Zuora Sensei