How to : Structuration mail

Comme le titre du process l’indique, ici on va voir ensemble les différents éléments indispensables lorsque vous allez rédiger un mail afin de répondre à un client.

• Pour commencer, un petit bonjour suivi du prénom de la personne. (pas de monsieur ou madame)

  • Bonjour Micheline 👋🏻

• Par la suite, une petite formule de politesse pour demander des nouvelles de votre interlocuteur

  • J’espère que vous allez bien 🙏🏻

• Ensuite, si vous répondez à une réclamation (un mécontentement), la toute première chose à faire est de présenter ses excuses.

  • Je suis vraiment navrée pour ce désagrément… 😢

• Si le client pose une question, vous commencerez par y répondre. Si c’est une demande, vous lui confirmez sa prise en charge ect …

  • Votre demande est bien prise en charge. Je la transmets directement à l'équipe concernée 😊

• Proposez une solution ou informer le client que nous avons besoin de temps afin de vérifier et lui apporter une réponse/solution.

Le but de ces deux derniers points est d’être transparent et honnête envers le client.

Bien sûr, toujours finir par la Macro fin.

Ne pas oublier d’intégrer un lien de notre FAQ d’un article en rapport avec la demande du client.